Общество
 24 марта 2011, 16:40   4840

Система электронного документооборота

Система электронного документооборота
Автор: Кирилл Перов

Последние пару лет Электронный документооборот приобретает всё большую популярность и распространённость. Почему? Потому что в компаниях часть работы связана с бумажными документами, и грамотная организация хранения документов становится важной задачей. Однако до сих пор руководство многих российских предприятий в лучшем случае заботится об обязательном обмене документами через электронную почту. В худшем - все документы на каждой стадии «по старинке» печатаются и вручную визируются, требуя большого расхода бумаги и пространства. Как повлияет применение системы электронного документооборота на работу компании? Первое – оптимизируется рабочее время сотрудников за счёт сокращения времени на создание, передачу и поиск документов; Второе – повысится прозрачность и управляемость предприятия. Третье – расходы на бумагу у вашего предприятия резко сократятся. Четвертое – увеличится стоимость вашей компании и улучшится качество работы с клиентами. Об этом и не только мы бы хотели рассказать более подробно далее.

Система электронного документооборота

Почему это необходимо?

Как компанию, занимающуюся автоматизацией бизнес-процессов предприятий, нас довольно часто спрашивают: а любое ли предприятие можно автоматизировать? Ведь иногда в делах иной компании царит такой хаос и неразбериха, что подступиться к этому, кажется, практически невозможно. Наш ответ на этот вопрос однозначен – автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если бизнес-процессы у фирмы неструктурированы и чётко не сформулированы. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, которая сможет придать работе организации четкость и прозрачность.

И здесь самое время вспомнить о системе электронного документооборота (СЭД), потому что именно с неё начинается упорядочение бизнес-процессов. В компаниях с отлаженным документооборотом происходит примерно следующее: сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители в режиме реального времени отслеживают ход выполнения бизнес-процессов: текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п.

Кроме того, для компаний, в работу которых внедрены стандарты управления качеством, СЭД становиться необходимым условием. Благодаря электронному документообороту станет возможно получать количественные оценки эффективности сотрудников, обеспечивать соблюдение разработанных процедур и стандартов управления качеством.

СЭД. Широкая и узкая трактовка.

Изначально под системой электронного документооборота понималась система, позволяющая компаниям упорядочить работу исключительно с документами, однако теперь под СЭД всё чаще понимается система, которая предлагает управление любым контентом, а не только содержанием документов. То есть в «узком» понимании СЭД – это система, позволяющая документам «не теряться», а соотрудникам легко и быстро находить нужные файлы. В широком значении СЭД не ограничивается сферой «канцелярского» документооборота и предлагает широкий набор функций по управлению предприятием.


К этому оcтается добавить, что задача СЭД (вопреки бытующему мнению среди менеджеров предприятий) в первую очередь заключается в том, чтобы обеспечивать технологию создания структурированной информации, готовой к обработке, а не в обработке неструктурированной информации, хранимой в файлах произвольного формата.

Если принять во внимание обе трактовки того, что такое СЭД, то можно вывести некоторые универсальные критерии, по которым можно выбирать систему электронного документооборота для предприятия. Хорошая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе такие свойства как:

  • Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;
  • Ведение всей истории работы с документами;
  • Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования;
  • Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS;
  • Средства групповой работы с документами и проектами и разграничение доступа к документам;
  • Работа с платёжными документами, ведение платежного статуса документов.
  • Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.
  • Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.

Об эффективности системы электронного документооборота. Тратьте меньше времени на рутинные процессы!

Система электронного документооборота

Эффективность внедрения СЭД на предприятии, как правило, заметна сразу. Это связано с тем, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Простой расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

По данным статистических исследований, проводившихся среди сотрудников предприятий, имеющих отношение к процессам документооборота средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

  • на поиск и ожидание поступления документов - 20%
  • на согласование и утверждение документов - 20%
  • на передачу документов между подразделениями - 10%
  • на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%

Итак, получается, что в среднем сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов более 60 % своего времени! При этом (давайте признаем это) некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

Подсчитано, что при внедрении СЭД в среднем экономит 80% времени на обработку документов. Таким образом, получаем, что система электронного документооборота может экономить 80%*60%=48% рабочего времени, а если считать чистое рабочее время, то больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – накладными, договорами, счетами, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого у сотрудников появляется возможность удаленной работы (вне офиса) с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

И еще немного об эффективности и повышении управляемости вашего предприятия.

Достоинства СЭД не ограничиваются лишь сокращением времени обработки документов сотрудниками компании. Внедрение системы выводит организацию на новый управленческий уровень. Вот основные изменения в работе компании после внедрения СЭД:

  • Повышение прозрачности движения документов. Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов (исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу и т.д.). Движение документов и работа с сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени, а время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам.

  • Организация единого корпоративного информационного пространства. Удаленные филиалы и офисы теперь кажутся просто соседними кабинетами, потому, что все филиалы работают с единой СЭД, что увеличивает прозрачность управления. Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.
  • Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Вся информация хранится в системе управления документами, а не в головах сотрудников. В случае если сотрудник увольняется или переходит на работу в другое подразделение предприятия, пришедшему на его место не придется долго вникать в процесс, поскольку весь опыт работы с документами уже сосредоточен в системе.
  • Повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.

Что в итоге?

Если коротко, то система электронного документооборота – это очень эффективный инструмент для обеспечения структурности работы предприятия. При этом еще далеко не на всех предприятия подобные системы внедрены. С одной стороны причина тут в менеджменте «старой закалки», с другой стороны руководители, идущие в ногу со временем, иногда даже не знают о существовании таких возможностей.
Система ЭД хорошо впишется в рамки организации с:

  • Активным персонал, который поддерживает нововведения и стремится к улучшению;
  • Директором, который привык работать с современными системами;
  • Ясная структура подразделений и филиалов.
Напоследок мы предлагаем читателю взглянуть на одну из наиболее современных и динамично развивающихся систем электронного документооборота DocsVision, которой редакция отдала свое предпочтение за мощный функционал и хорошую скорость работы. Подчеркнем при этом, что мы ни в коем случае не умаляем достоинства других СЭД, каждая из которых имеет свои преимущества и ориентирована на определенный рынок.

Система электронного документооборота


Если вы заинтересованы в оптимизации своего бизнеса с помощью современных информационных технологий, но не знаете с чего начать – обращайтесь к нам, специалисты RiseTechnology проконсультируют Вас и подскажут оптимальный вариант решения задач для вашего бизнеса.

Система электронного документооборота

Добавим, что остальные материалы по данной тематике можно найти на нашем сайте в разделе "Энциклопедия предпринимателя"

Поделиться:
Главные новости
Все новости компаний