Последние пару лет Электронный документооборот приобретает всё большую популярность и распространённость. Почему? Потому что в компаниях часть работы связана с бумажными документами, и грамотная организация хранения документов становится важной задачей. Однако до сих пор руководство многих российских предприятий в лучшем случае заботится об обязательном обмене документами через электронную почту. В худшем - все документы на каждой стадии «по старинке» печатаются и вручную визируются, требуя большого расхода бумаги и пространства. Как повлияет применение системы электронного документооборота на работу компании? Первое – оптимизируется рабочее время сотрудников за счёт сокращения времени на создание, передачу и поиск документов; Второе – повысится прозрачность и управляемость предприятия. Третье – расходы на бумагу у вашего предприятия резко сократятся. Четвертое – увеличится стоимость вашей компании и улучшится качество работы с клиентами. Об этом и не только мы бы хотели рассказать более подробно далее.
Почему это необходимо?
Как компанию, занимающуюся автоматизацией бизнес-процессов предприятий, нас довольно часто спрашивают: а любое ли предприятие можно автоматизировать? Ведь иногда в делах иной компании царит такой хаос и неразбериха, что подступиться к этому, кажется, практически невозможно. Наш ответ на этот вопрос однозначен – автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если бизнес-процессы у фирмы неструктурированы и чётко не сформулированы. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, которая сможет придать работе организации четкость и прозрачность.
И здесь самое время вспомнить о системе электронного документооборота (СЭД), потому что именно с неё начинается упорядочение бизнес-процессов. В компаниях с отлаженным документооборотом происходит примерно следующее: сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители в режиме реального времени отслеживают ход выполнения бизнес-процессов: текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п.
Кроме того, для компаний, в работу которых внедрены стандарты управления качеством, СЭД становиться необходимым условием. Благодаря электронному документообороту станет возможно получать количественные оценки эффективности сотрудников, обеспечивать соблюдение разработанных процедур и стандартов управления качеством.
СЭД. Широкая и узкая трактовка.
Изначально под системой электронного документооборота понималась система, позволяющая компаниям упорядочить работу исключительно с документами, однако теперь под СЭД всё чаще понимается система, которая предлагает управление любым контентом, а не только содержанием документов. То есть в «узком» понимании СЭД – это система, позволяющая документам «не теряться», а соотрудникам легко и быстро находить нужные файлы. В широком значении СЭД не ограничивается сферой «канцелярского» документооборота и предлагает широкий набор функций по управлению предприятием.
К этому оcтается добавить, что задача СЭД (вопреки бытующему мнению среди менеджеров предприятий) в первую очередь заключается в том, чтобы обеспечивать технологию создания структурированной информации, готовой к обработке, а не в обработке неструктурированной информации, хранимой в файлах произвольного формата.
Если принять во внимание обе трактовки того, что такое СЭД, то можно вывести некоторые универсальные критерии, по которым можно выбирать систему электронного документооборота для предприятия. Хорошая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе такие свойства как:
Об эффективности системы электронного документооборота. Тратьте меньше времени на рутинные процессы!
Эффективность внедрения СЭД на предприятии, как правило, заметна сразу. Это связано с тем, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Простой расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.
По данным статистических исследований, проводившихся среди сотрудников предприятий, имеющих отношение к процессам документооборота средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:
Итак, получается, что в среднем сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов более 60 % своего времени! При этом (давайте признаем это) некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.
Если вы заинтересованы в оптимизации своего бизнеса с помощью современных информационных технологий, но не знаете с чего начать – обращайтесь к нам, специалисты RiseTechnology проконсультируют Вас и подскажут оптимальный вариант решения задач для вашего бизнеса.
Добавим, что остальные материалы по данной тематике можно найти на нашем сайте в разделе "Энциклопедия предпринимателя"